Rentary vs Excel para gestionar alquileres
Excel funciona con un par de alquileres. A partir de cinco, se rompe. Esta comparativa muestra dónde Excel sigue siendo razonable, dónde deja de servir y por qué un software dedicado recupera la inversión en horas-mes ahorradas.
Sin tarjeta · Configuración en minutos · Sin permanencia
TL;DR
- Excel sirve con ≤ 3 alquileres, 1 usuario, y cuando NO necesitas firma legal ni cobro recurrente.
- Excel se rompe con cartera creciente, varios usuarios, o necesidad de trazabilidad y firma digital.
- Rentary cubre el ciclo completo: expediente, contrato LAU, firma digital, plan de pagos y liquidación.
Tabla comparativa — Excel vs Rentary
11 dimensiones operativas reales. Sin marketing inflado.
| Dimensión | Con Excel | Con Rentary |
|---|---|---|
| Alta de propiedad o inquilino | Replicar pestañas, copiar datos, cuidar fórmulas | Formulario único reutilizable en cada expediente |
| Generar contrato | Buscar plantilla Word, copiar/pegar a mano | Un clic desde el expediente con variables ya rellenas |
| Firma del contrato | Imprimir + escanear o reuniones presenciales | Firma digital online con validez eIDAS |
| Plan de pagos | Filas con fechas y fórmulas que se rompen | Calendario de cobros generado y conciliado solo |
| Conciliación de cobros | Comprobar el banco a mano, marcar cobrado en la hoja | Webhook de Stripe marca el pago al instante |
| Liquidación al propietario | Otra hoja distinta, restar comisión a mano | Liquidación calculada con desglose por expediente |
| Documentación adjunta | Carpetas de Drive paralelas con nombres dispares | Adjuntos por expediente, accesibles por roles |
| Trabajo en equipo | Hoja compartida sin permisos finos | Roles administrador / gestor / operador / sólo lectura |
| Trazabilidad de cambios | Sin historial — quién cambió qué se pierde | Histórico por expediente con quién hizo qué y cuándo |
| Coste | Gratis si ya tienes Office o Drive | Plan gratuito + planes de pago según volumen |
| Curva de aprendizaje | Cero — todo el mundo sabe Excel | Onboarding guiado, primer expediente en 5 minutos |
Señales de que Excel ya no te sirve
Si cumples 2 o más, el coste de seguir en Excel supera el de un plan de software.
Has pasado de 5 alquileres simultáneos
El umbral en el que Excel empieza a costar más que ahorrar. Cada hora al mes en cuadrar es una hora menos en captar cartera.
Más de un usuario toca los datos
Hojas compartidas sin permisos finos = pisotones de cambios y pérdida de versiones.
Has tenido al menos una disputa por trazabilidad
Si Excel ya te dejó sin evidencia ante un inquilino o propietario, el siguiente caso saldrá igual.
Persigues cobros más de una hora al mes
Eso es lo que cuesta automatizar con Stripe — pero dura un día, no un mes.
Necesitas firma legal del contrato sin desplazamientos
eIDAS está disponible. La firma manuscrita ya no es la única opción válida.
Gestionas para propietarios externos que esperan reporting
Un Excel hecho a mano cada mes para cada propietario es un trabajo en sí mismo.
Cuándo Excel sigue siendo la mejor opción
No queremos vender humo. Si gestionas 1-3 alquileres como propietario único, sin equipo, sin ánimo de escalar, y los inquilinos te pagan por transferencia, Excel resuelve la mitad del problema sin coste. Las plantillas Word para los contratos cubren la otra mitad. Eso es todo.
Donde NO recomendamos Excel: agencias que gestionan para propietarios externos (la liquidación a mano es un riesgo), cualquier negocio con cartera creciente (se rompe en 6-12 meses), y operaciones con firma digital obligatoria (Excel no firma).
Si quieres ver el detalle, lee también Excel para gestionar alquileres: cuándo aguanta y cuándo te quedas sin él.
Más sobre el producto:
Preguntas frecuentes — Rentary vs Excel
¿Cuándo deja de funcionar Excel para gestionar alquileres?▾
Excel funciona bien con 1-3 alquileres y un único usuario. A partir de 5 alquileres, varios usuarios o necesidad de firma legal y cobros recurrentes, Excel se rompe: pierdes trazabilidad, las fórmulas se rompen, los contratos quedan dispersos y la conciliación es manual.
¿Puedo importar mi Excel a Rentary?▾
Sí. El plan Pro permite importar propiedades e inquilinos vía CSV (exportable desde Excel). Para migraciones grandes (cartera completa, pagos históricos), el plan Business incluye onboarding personalizado.
¿Rentary es para alquiler tradicional o de temporada?▾
Para los dos. Rentary cubre los modelos contemplados por la LAU: vivienda habitual (contratos largos) y alquiler de temporada (estancias por meses con causa temporal documentada). NO cubre alquiler vacacional turístico — ese mercado requiere un PMS especializado, no Rentary.
¿Y si soy una agencia con 50 alquileres y ya uso una hoja muy compleja?▾
Tu Excel probablemente lleva años de iteración y "te conoce". Rentary tarda menos de un día en montar lo equivalente: alta CSV de propiedades + inquilinos, plantilla de contrato Word subida + mapeo de variables, primer mes de cobros conciliados con Stripe. La inversión inicial se recupera en horas/mes ahorradas.
¿Hay riesgo legal en seguir gestionando contratos en Excel?▾
En sí mismo, no — Excel es una herramienta. El riesgo viene de la consecuencia: un contrato sin trazabilidad de versiones, una fianza que no se depositó en el organismo autonómico, un pago que no se cobró por error de fórmula. Cuando aparece la disputa, Excel no aporta evidencia. Un software dedicado sí.